Ο τρόπος με τον οποίο έχουμε μάθει ως όντα να λειτουργούμε προκειμένου να προσεγγίζουμε ανθρώπους και επαγγελματικές ευκαιρίες, μπορεί να διαφέρει από χώρα σε χώρα σε κάποιες εκφάνσεις της επικοινωνίας, μπορεί όμως να είναι και ίδιος όταν αυτό αφορά συγκεκριμένα εργαλεία marketing. Εκτός του βιογραφικού, ένα εξ αυτών είναι και η Συνοδευτική Επιστολή.
Για να αναλύσουμε τη σημασία και τις παραμέτρους της, έχει νόημα να επικεντρωθούμε στη «ρίζα» της.
Η νο.1 ανάγκη του ανθρώπου, πέρα από την επιβίωση, είναι η Επικοινωνία. Θα κάναμε τα πάντα προκειμένου να μην χάσουμε αυτό το προνόμιο, παρ΄ όλα αυτά, εκατοντάδες φορές μες την ημέρα, ο περισσότερος κόσμος κάνει τα πάντα για να την αποφύγει. Πόσο οξύμωρο. Αυτό συμβαίνει με ένα σωρό δικαιολογίες, όπως η εσωστρέφεια, ο εγωϊσμός, η ντροπή και συστολή, η άρνηση. Είναι της πάσης όμως γνωστό, σε κάθε νοήμων άνθρωπο και κάθε λογική, ότι η επικοινωνία είναι απαραίτητη, προκειμένου ο πομπός να προκαλέσει ιδανικά στον δέκτη αντίληψη, κατανόηση, αντίσταση, αποδοχή, αντίθεση, διαπραγμάτευση, στην καλύτερη των περιπτώσεων… ενεργητική ακρόαση.
Η 1η Επικοινωνία κατά την Αναζήτηση Εργασίας
Όταν ένας υποψήφιος καλείται να επικοινωνήσει το ενδιαφέρον του για έναν συγκεκριμένο ρόλο ή εργοδότη, συνειδητοποιείτε πόσο σημαντικό είναι να το εκφράσει με λέξεις και επιχειρήματα που θα διεκδικούν μια ευκαιρία, κόντρα στον υφιστάμενο ή αναπάντεχο ανταγωνισμό; Ακριβώς εκεί βρίσκεται το κλειδί της «εξίσωσης». Η Ανάγκη του Ανταγωνιστικού Πλεονεκτήματος. Πόσο κρίμα όμως είναι, να αντιλαμβανόμαστε τη σημασία της ορθής και στρατηγικής επικοινωνίας, μόνο όταν οι συνθήκες καταλήγουν ανταγωνιστικές, σχεδόν εκβιαστικές; Κρίμα.
Η επικοινωνία είναι επιλογή και μάλιστα, για θαρραλέους και ανθρώπους που γνωρίζουν μέσα τους, όχι απλά πως έχει νόημα να διεκδικούμε από άλλους τις ευκαιρίες που μας φέρνει η ζωή, αλλά κι ότι χρειάζεται να διεκδικούμε τα όνειρά μας και τους στόχους μας σύμφωνα με αυτά που μας αξίζουν, ανεξαρτήτως ανταγωνισμού. Δεν υπάρχουν, λοιπόν, άλλα λόγια για να σας μεταφέρουμε τη σημασία της επικοινωνίας, πόσο μάλλον μέσω της Συνοδευτικής Επιστολής, προς τον άνθρωπο, το τμήμα, τον εργοδότη που θέλετε να αιτηθείτε για μια θέση εργασίας. Ας δούμε, όμως, συγκεκριμένα τις παραμέτρους που την πλαισιώνουν και την καθορίζουν.
Τι είναι η Συνοδευτική Επιστολή;
Ένα επίσημο γράμμα, θα έλεγε κανείς, που συνοδεύει το βιογραφικό σας. Στόχος του είναι να ενημερώσετε σε περισσότερο βάθος απ’ ότι το (κατά τ’ άλλα επιφανειακό αίτημα εργασίας σας) βιογραφικό σας. Μέσω μιας επιστολής, μπορείτε να συστηθείτε στο αρμόδιο στέλεχος του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού που θα τη λάβει, ή απευθείας στον/στην προϊστάμενο της θέσης, και να δικαιολογήσετε το ενδιαφέρον σας για την εταιρεία ή/και τον ρόλο, με επιχειρήματα. Κυρίως, όμως, να αντιπαραβάλετε επιλεκτικά στοιχεία, επιτεύγματα κι αρμοδιότητες της επαγγελματικής σας πορείας, συνδυασμένα σωστά με τα αντίστοιχα που αναζητά ο εργοδότης στην αγγελία του. Τα «σημεία πόνου» του, όπως αλλιώς ονομάζονται. Εξ ου και στην αγγλική/αμερικάνικη βιβλιογραφία, η Συνοδευτική Επιστολή (Cover Letter) έχει δώσει τη σειρά και το όνομά της, στην επονομαζόμενη «Επιστολή Πόνου» (Pain Letter). Ακριβώς γιατί στοχεύει και επικεντρώνεται – ή τουλάχιστον θα έπρεπε – στα «σημεία πόνου» του επόμενου εργοδότη.
Είναι απαραίτητη;
Θα προτείναμε να αποστέλλεται τις περισσότερες από τις φορές που αιτείστε για μια θέση εργασίας. Πόσο μάλλον, αν η εταιρεία που δημοσίευσε την αγγελία, την απαιτεί. Προσπαθήστε όμως να μην σκέφτεστε αν είναι ή όχι απαραίτητη. Σκεφτείτε όμως αν θα ήταν απαραίτητο να συστηθείτε σε κάποιον/α που δεν γνωρίζετε και επιθυμείτε να προσεγγίσετε. Φυσικά και είναι! Το μόνο που θέλει παραπάνω σκέψη, είναι η μέθοδος της σύστασης, την οποία χρειάζεται να προσαρμόζετε ανάλογα με τις συνθήκες.
Προδιαγραφές Συνοδευτικής Επιστολής
Όσες περισσότερες πληροφορίες έχετε για να καθορίσετε τον τόνο και την έκταση κάθε επιστολής σας, τόσο το καλύτερο. Αν π.χ. τα στοιχεία που έχετε στα χέρια σας είναι λίγα ή μαρτυρούν μια πιο κλειστή κουλτούρα εταιρείας, φροντίστε το λεκτικό σας να είναι απόλυτα τυπικό, μην κουράζετε τον αναγνώστη με μακροσκελές περιεχόμενο, κρατήστε μεστό το νόημα και την αντιπαραβολή όσων επιθυμείτε να διατυπώσετε, σε συνδυασμό με τις απαιτήσεις της θέσης και της αγγελίας. Κοινώς, αν από την έρευνά σας συλλέξετε στοιχεία για την εσωστρέφεια ή εξωστρέφεια μιας εταιρείας, την κουλτούρα της, ή μέσω social media για το στέλεχος που θα τη λάβει, τότε έχετε τα άστρα με το μέρος σας!
Πάνω απ’ όλα, όμως, η συνοδευτική επιστολή πρέπει να είναι σύντομη. Ενδεχομένως, να μην ξεπερνάει τη μία σελίδα Α4 και να φροντίσετε να λειτουργήσει ως εξαιρετική αφορμή για να σας επιλέξουν για συνέντευξη. Η αποστολή της μπορεί να πραγματοποιηθεί είτε μέσα στο πεδίο κειμένου του email που θα αποστείλετε το βιογραφικό, είτε ως ξεχωριστό αρχείο, σε επισύναψη. Οι κύριες ενότητές της, ίσως και παράγραφοι, χρειάζεται να είναι περίπου 4. Αυτό ασφαλώς θα κυμαίνεται βάσει της κρίσης σας και των απαιτήσεων που διαφαίνονται από την αγγελία.
- Οι ενότητες αυτές καλό είναι να περικλείουν, αρχικά τον πρόλογο-σύστασή σας, όπου θα αναφέρετε ποιοι/ποιες είστε, τον ρόλο που σας ενδιαφέρει, τον κωδικό αυτού αν υφίσταται, καθώς και τον λόγο που αιτείστε για την θέση εργασίας.
- Αντιστοίχως, η τελευταία παράγραφος θα λειτουργεί ως επίλογος-κλείσιμο της συνοδευτικής επιστολής, όπου θα προτείνετε με θάρρος να συντονιστεί μια συνάντηση – virtual ή διά ζώσης, ανάλογα με τις συνθήκες – για να έχει το στέλεχος της εταιρείας τη δυνατότητα να σας γνωρίσει καλύτερα και να αντιληφθεί αν όσα αναφέρετε ότι μπορείτε να επιτύχετε, ευσταθούν.
- Πιστεύω πως εντοπίσατε τι υπονοείται εδώ: η συνοδευτική επιστολή στο κεντρικό της μέρος, τις 1-2 παραγράφους του κορμού της, δεν ενθαρρύνουμε να αναφέρει τη γενικότερη προϋπηρεσία σας, τα ενδιαφέροντα, τις εταιρείες που έχετε συνεργαστεί στο παρελθόν και το ακαδημαϊκό σας υπόβαθρο. Όλα αυτά τα αναφέρει, ούτως ή άλλως, το βιογραφικό σας. Εδώ είναι πιο στρατηγικό να καταγράψετε τι έχετε επιτύχει με τα χρόνια, τις δεξιότητές σας και πώς, όσα επιλέξατε να αναφέρετε, πρόκειται να λειτουργήσουν εποικοδομητικά, και να σας οδηγήσουν να ανταποκριθείτε στις προκλήσεις της αγγελίας και της θέσης εργασίας.
Τα Ναι & Όχι των Συνοδευτικών Επιστολών
Το θέμα δεν είναι να συντάξετε ένα απλό γράμμα – χρειάζεται να είναι όσο πιο άψογο γίνεται, προκειμένου να «προσγειωθεί» η συνέντευξη σε εσάς, αντί άλλων υποψηφίων. Ένα γράμμα που θα κάνει τον αναγνώστη να σας πάρει τηλέφωνο ή να επικοινωνήσει μαζί σας ηλεκτρονικά το συντομότερο δυνατόν, για να σας διεκδικήσει πρώτος. Ωπ, ωπ, ωπ… ένα λεπτό. Εσείς δεν υποτίθεται ότι διεκδικείτε τον ρόλο; Πώς φτάσαμε να σας διεκδικούν; Τόση δύναμη λοιπόν η συνοδευτική επιστολή, αν το περιεχόμενό της είναι στοχευμένο και μεστό. Ειδικά, αν έχετε προνοήσει να διαβάσετε ενδελεχώς την αγγελία και να προχωρήσετε σε εις βάθος έρευνα για τον εργοδότη, τότε σίγουρα θα καταφέρετε να συντάξετε μια πολύ πιο επιτυχημένη επιστολή.
Αν όμως, θεωρείτε ότι αυτή η διαδικασία προσθέτει κούραση, ότι ουδεμία επιπλέον αξία θα προσφέρει κι ότι δεν είχατε το σκοπό να επενδύσετε χρόνο για να την επιμεληθείτε σχολαστικά… τότε ένα είναι σίγουρο. Δεν σας ενδιαφέρει και τόσο ο ρόλος, ή δεν γνωρίζετε πώς λειτουργεί η αγορά εργασίας τα τελευταία 10 έτη και άνω. Απλούστατον! Άλλωστε, όσοι από εσάς επιλέξετε να συστηθείτε κατ’ αυτόν τον τρόπο, αναδεικνύετε απευθείας τον/την επαγγελματία που καλλιεργείτε μέσα σας, καθώς και ότι σέβεστε την εταιρεία και το στέλεχος στο οποίο απευθύνεστε. Μια σύσταση, αντιθέτως, χωρίς περιεχόμενο, ή με αυτό να είναι ανακριβές λόγω παράλειψης των παραπάνω προαπαιτούμενων ενεργειών, είναι προφανές ότι δεν θα δώσει την καλύτερη εντύπωση και το πιο πιθανό είναι, ότι θα επηρεάσει καταλυτικά την ενδεχόμενη πρόσληψή σας.
Σε σύνοψη, όλα τα παραπάνω δεν αποτελούν δύσκολη αποστολή στο φεγγάρι. Αποτελούν, όμως, το εισιτήριό σας για την αγορά εργασίας, και τη δυναμική που οφείλετε να επιδείξετε, αν πραγματικά ενδιαφέρεστε να κερδίσετε μια θέση εργασίας που σας ταιριάζει «γάντι».
Της Έθελ Αγγελάτου
