- Ντύσου κατάλληλα
- Να φαίνεσαι επαγγελματικός/ή και ευπαρουσίαστος/η.
- Σκέψου τι θα φορούσες εάν ήταν μια συνάντηση στο γραφείο.
- Απόλαυσε το γεγονός πως οι συνεργάτες σου δε μπορούν να δουν τι φοράς από κάτω.
- Μείνε άνετος/η φορώντας, από κάτω, μια φόρμα ή και άνετα παπούτσια.
- Δημιούργησε μια Agenda
Κατάγραψε σύντομα το στόχο, τα σημεία συζήτησης και τα αποτελέσματα που θέλεις από μια συνάντηση τουλάχιστον μια ημέρα πριν. Έτσι, οι συνεργάτες σου θα είναι σε θέση να προετοιμαστούν κατάλληλα και να σου κάνουν σχετικές ερωτήσεις αν κάτι δεν τους είναι ξεκάθαρο ή κατανοητό.
- Παράμεινε στον καθορισμένο χρόνο
Λάβε υπόψη σου τα χρονοδιαγράμματα των υπολοίπων. Δημιούργησε μια agenda που θα σας εξυπηρετεί όλους.
- Δώσε την πλήρη προσοχή σου
- Να είσαι ουσιαστικά παρών/ούσα κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
- Προσπάθησε να μην επισκέπτεσαι άλλους ιστότοπους ή να μη συνομιλείς με άλλους συναδέλφους σου ενώ η συνάντηση είναι σε εξέλιξη.
- Μείνε καθισμένος/η και δώσε την πλήρη εστίασή σου στην ημερήσια agenda και στους συνεργάτες σου συντονίζοντας τη συνάντηση.
- Κάνε mute το μικρόφωνό σου όταν δε μιλάς
Οποιοσδήποτε ανεπιθύμητος θόρυβος στο παρασκήνιο μπορεί να μειώσει την επιτυχία της online συνάντησης. Άνοιξε το μικρόφωνό σου μόνο όταν πρέπει να πεις αυτό που θέλεις. Μόλις ολοκληρώσεις κάνε ξανά mute.
- Ανακοίνωσε την virtual είσοδό σου
Εάν πρόκειται να αργήσεις να μπεις στη συνάντηση, άφησε την ομάδα σου να το επικοινωνήσει στους υπόλοιπους. Είναι κάτι που θα έκανες όταν θα έμπαινες και σε μια πραγματική αίθουσα συσκέψεων. Αυτό είναι σημαντικό ειδικά όταν μπαίνεις σε meeting με διαφορετική ομάδα που ίσως δε σε γνωρίζει απο πριν.
- Διαχειρίσου το χάος
- Βρες ένα ήσυχο μέρος στο σπίτι για να παρακολουθήσεις τη συνάντησή σου. Απενεργοποίησε την ένταση άλλων συσκευών, ώστε να μπορείς να εστιάσεις.
- Αν στον ευρύτερο χώρο του σπιτιού υπάρχουν και άλλοι κλείσε την πόρτα για να αποφύγεις την ξαφνική εμφάνισή τους στο παρασκήνιο. Μπορεί να αποσπάσει την προσοχή των συνεργατών σου.
- Εκμεταλλεύσου το πλεονέκτημα των virtual backgrounds (αν η εφαρμογή το υποστηρίζει) και άλλαξε το look and feel ενός προσωπικού χώρου σε επαγγελματικό.
8. Ολοκλήρωσε το meeting
Μια λίστα με σημαντικές σημειώσεις και σαφή στοιχεία δράσης είναι ο καλύτερος τρόπος για να συνοψίσεις μια παραγωγική συνάντηση ομάδας.
9. Πάρε το χρόνο σου.
Η μετάβαση από προσωπικές συναντήσεις σε διαδικτυακές συναντήσεις μπορεί να αποτελεί μεγάλη προσαρμογή για ολόκληρη την ομάδα. Ένα υποστηρικτικό περιβάλλον είναι το κλειδί για να βοηθήσουμε όλους να μεταβούν στον νέο τρόπο συνεργασίας.
