Οι περισσότερες μεγάλες επιχειρήσεις, ζητούν από τους υποψήφιους υπαλλήλους τους μια συστατική επιστολή από προηγούμενο εργοδότη τους.
Το να σας ζητηθεί να συντάξετε μια συστατική επιστολή είναι τιμή προς το πρόσωπό σας, καθώς σημαίνει πως ο υπάλληλός σας, σάς εκτιμά και σας εμπιστεύεται. Δώστε τον καλύτερο εαυτό σας! Θα κάνετε πραγματικά ένα μεγάλο καλό!
Σε κάθε περίπτωση, είναι καλό ως εργοδότης να δεχτείτε μόνο όταν είστε σίγουροι πως έχετε τον χρόνο ν’ αναλάβετε αυτήν την ευθύνη αλλά και πως μπορείτε να συντάξετε τη συστατική επιστολή με ειλικρίνεια και αλήθεια. Αναρωτηθείτε επίσης, αν είστε το ιδανικό άτομο για να γράψει αυτήν την επιστολή καθώς και το αν ο υπάλληλός σας μπορεί ν’ ανταπεξέλθει στις απαιτήσεις της θέσης για την οποία σας έχει ζητήσει τη συστατική επιστολή. Ειλικρίνεια δηλαδή γιατί ούτως ή άλλως, τίποτα δεν θα παραμείνει κρυφό.
Αρκετοί εργοδότες έχουν την τάση να δουλεύουν με φιξ υποδείγματα συστατικών επιστολών. Όμως, προκειμένου να είστε σίγουροι πως η επιστολή που θα συντάξετε θα έχει τον ιδανικό, θετικό αντίκτυπο και πως θα βοηθήσει τον υπάλληλο να έχει καλύτερες πιθανότητες να πετύχει στο να κερδίσει τη θέση εργασίας, είναι καλύτερο να βασιστείτε μεν πάνω σε έναν σκελετό, αλλά να συντάξετε μια πρωτότυπη συστατική επιστολή για τον υπάλληλό σας. Μπορείτε να βρείτε υπόδειγμα εργοδότη για συστατική επιστολή και μέσα στο ίδιο το πρόγραμμα Word, αλλά και στο internet (όπως π.χ. εδώ). Στο τέλος του άρθρου θα βρείτε το δικό μας υπόδειγμα ώστε να έχετε μια πιο συνολική εικόνα του πώς να συντάξετε την ιδανική συστατική επιστολή για υπάλληλό σας.
Πριν ξεκινήσετε, ζητήστε από τον υπάλληλό σας, να σας προωθήσει:
– Το τρέχον, επικαιροποιημένο, βιογραφικό του
– Την αγγελία για τη θέση για την οποία θα υποβάλλει την επιστολή
– Κάθε άλλη επικοινωνία με την επιχείρηση που θα σας βοηθήσει να μάθετε περισσότερες χρήσιμες πληροφορίες
– Παλαιότερες συστατικές επιστολές που πιθανώς έχει
Συμβουλές για κάθε βήμα
Προσφώνηση
Φροντίστε ν’ απευθύνετε τη συστατική επιστολή που συντάσσετε απευθείας στο άτομο που είναι υπεύθυνο για την επεξεργασία του βιογραφικού του υπαλλήλου. Η προσφώνηση «Αγαπητ…» είναι ιδανική. Εάν ο υπάλληλος δεν σας έχει δώσει αυτήν την πληροφορία, τότε είναι καλύτερο να ξεκινήσετε με τη φράση «Προς κάθε ενδιαφερόμενο».
Συστηθείτε
Είναι καλή πρακτική να ξεκινήσετε τη συστατική επιστολή με μια εισαγωγή σχετικά με το ποιος είστε και ποια είναι η σχέση σας με τον υπάλληλο. Δεν είναι απαραίτητο να δώσετε πολλές λεπτομέρειες, αρκεί μια σύντομη περιγραφή για να καταλάβει ο αναγνώστης της συστατικής επιστολής το γιατί είστε ο ιδανικός για να μιλήσετε για τα επιτεύγματα του πρώην υπαλλήλου σας.
Λόγος
Στη σύνταξη της συστατικής επιστολής, είναι καλό να συμπεριλάβετε λέξεις και φράσεις που αναφέρονται στην επικοινωνία για τη θέση για την οποία θα υποβληθεί η επιστολή σας. Η αγγελία ή πρόσκληση για εργασία συνήθως περιλαμβάνει συγκεκριμένες εκφράσεις ή λέξεις που αφορούν στη συγκεκριμένη θέση.
Επιτεύγματα
Θα σας βοηθήσει να έχετε μια λίστα με τα επιτεύγματα του υπαλλήλου, ώστε ν’ αναφερθείτε συνοπτικά σε πολλές από τις θετικές του πλευρές και στις απαιτήσεις που έχει ανταπεξέλθει. Μην αναλύσετε κάθε ένα χαρακτηριστικό, αλλά προσπαθήστε να επικεντρωθείτε σε δύο τρία χαρακτηριστικά ή επιτεύγματά του. Η περιγραφή αυτών των δύο, μπορεί να είναι πιο αναλυτική (μέχρι δύο παραγράφους) και να περιλαμβάνει στοιχεία για συγκεκριμένους στόχους που έφτασε ο υπάλληλος ή ακόμη και περιγραφή συγκεκριμένων projects.
Κλείσιμο
Στο τέλος της συστατικής επιστολής, σημειώστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας με τη σημείωση πως είστε διαθέσιμοι ν’ αναπτύξετε περισσότερο τα όσα αναφέρατε. Φροντίστε να έχετε όντως τον χρόνο σε περίπτωση που κάποιος από την επιχείρηση σάς ζητήσει περαιτέρω επικοινωνία.
Υπογραφή
Στην υπογραφή που θα κλείσει τη συστατική επιστολή, αναφέρετε το ονοματεπώνυμό σας, τη θέση και τον ρόλο σας μέσα στην επιχείρηση καθώς και την επωνυμία της εταιρείας σας.
>>> Εάν ο υπάλληλός σας, σάς ζητήσει ν’ αποστείλετε εσείς απευθείας τη συστατική επιστολή, μετατρέψτε το αρχείο σας σε pdf, και προωθήστε το στην κατάλληλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στο σώμα του email σας, φροντίστε να έχετε την ίδια προσφώνηση και υπογραφή όπως και στην επιστολή σας, και γράψτε απλώς πως προωθείτε την επιστολή όπως σας ζητήθηκε, εκ μέρους του υπαλλήλου σας. Σημειώστε το όνομα του υποψήφιου και στο θέμα του email.
Υπόδειγμα συστατικής επιστολής
Αγαπητή κα. Ζαχαροπούλου,
Είναι ευχαρίστησή μου να υποστηρίξω την Κατερίνα Παπαδοπούλου για τη θέση της Αναλύτριας Δεδομένων στην εταιρεία G&Y Int.
Ονομάζομαι Γιάννης Γερωνυμάκης και η θέση μου είναι Γενικός Διευθυντής του τμήματος ΙΤ της Ball Co.. Έχω 20 χρόνια προϋπηρεσίας δουλεύοντας ως στατιστικολόγος με εξειδίκευση στη σχέση με εταιρικούς πελάτες και έχω δει πολλούς νέους επαγγελματίες στην καριέρα μου. Η Κατερίνα Παπαδοπούλου είναι μια από τις επαγγελματίες που έχει ξεχωρίσει στο μυαλό μου.
Κατά τη διάρκεια της συνεργασίας μας, η Κατερίνα έχει επιδείξει μεγάλο ταλέντο στις τεχνικές εφαρμογές, όπως την εργασία με Python, R coding και άλλα εργαλεία data visualization. Εντυπωσιάστηκα με τις γνώσεις της εξ αρχής, αλλά, κυρίως, ήμουν εξαιρετικά ικανοποιημένος από την ταχύτητα με την οποία η Κατερίνα απορροφούσε νέες πληροφορίες και τον τρόπου που τις ενσωμάτωνε μέσα στον τρόπο εργασίας της.
Η πρώτη απόδειξη της προσαρμοστικότητας της Κατερίνας ήρθε τον πρώτο χρόνο της συνεργασίας μας, όταν χρειάστηκε ν’ αναλάβει εξ ολοκλήρου ένα μεγάλο project στο οποίο ήταν απαραίτητο να εφαρμόσει πληροφορίες που μόλις είχε μάθει, για τη χρήση excel functions σε μικρό χρονικό διάστημα. Μέσα σε μία μόλις βδομάδα, τα στοιχεία είχαν αναλυθεί αποτελεσματικά και η Κατερίνα δέχτηκε εξαιρετικά θετικά σχόλια από τον πελάτη μας.
Εκτός από τις τεχνικές της γνώσεις, η Κατερίνα φαίνεται να έχει μια αστείρευτη θετική ενέργεια στον τρόπο με τον οποίο συνεργάζεται με άτομα και ομάδες. Ο τρόπος που προσεγγίζει τους συνεργάτες της είναι ειλικρινής, θετικός και εμπνέει σεβασμό κι εμπιστοσύνη. Αυτό της το προσόν είναι που την έκανε την πιο αγαπητή συνεργάτιδα μέσα στις ομάδες μας.
Σε περίπτωση που χρειαστείτε περισσότερες πληροφορίες ή συγκεκριμένα παραδείγματα των επιτευγμάτων της Κατερίνας, παρακαλώ μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου στο 210-4446688 ή στο email@email.com. Η συστατική αυτή επιστολή μπορεί να δώσει μόνο ενδεικτικά κάποια στοιχεία της Κατερίνας και θα ήταν χαρά μου να σας δώσω περισσότερες λεπτομέρειες από τον χρόνο που εργάστηκε μαζί μου.
Ευχαριστώ,
Γιάννης Γερωνυμάκης
Γενικός Διευθυντής Τμ. ΙΤ
Ball Co.
